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El mundo de la Colaboración.
Todo gira e irá en torno a la colaboración. El advenimiento de la Web 2.0, la evolución de soluciones para facilitar el trabajo a distancia, el avance de la videoconferencia a la telepresencia, son sólo algunos de los recursos que están siendo adoptados y aceptado por su facilidad de uso.
Por José Antonio Ramírez .
Revista RED.
¿Cómo definir exactamente la colaboración? La Real Academia Española lo reduce a la acción y efecto de colaborar que, a su vez, consiste en trabajar con una u otras personas en la realización de una obra. Algunas comunidades web, como aquellas que contribuyen en Wikipedia, señalan que la colaboración se refiere abstractamente a todo proceso en donde se involucra el trabajo de varias personas en conjunto.
Aplicado en diversos contextos, como la ciencia, el arte, la educación y los negocios, la colaboración está muy relacionada con la cooperación y la coordinación.
La idea que prevalece de la colaboración es que se explica por ser base y sustento para alcanzar metas y objetivos, con resultados que, sin duda, reflejarán el esfuerzo del trabajo conjunto en equipo o en grupo de determinada organización. Las formas, el estilo y los métodos para hacerlo varían dependiendo del entorno, el tamaño y la presencia en los diferentes mercados en los que está inmersa la organización.
La colaboración, sin embargo, no es un concepto nuevo dentro de los negocios sí nos atenemos a que en sus inicios, los negocios y organizaciones comenzaban a trabajar bajo este ámbito, como por ejemplo, las áreas de contabilidad o de sistemas que, si bien operaban para una determinada firma, siempre tuvieron la misión de contribuir para medir el logro de los objetivos del negocio.
“En realidad siempre ha sido una parte del proceso de negocio”, señala Cisco en un amplio análisis sobre el tema. Apunta que la colaboración es el proceso mediante el cual los individuos trabajan juntos de manera organizada para compartir ideas y resolver problemas.
En un ambiente más específico, el arribo de las tecnologías de información, el avance de las telecomunicaciones y la evolución de las aplicaciones basadas en Internet –en donde se fue extendiendo la alta gama de servicios, como las redes sociales, los blogs y los wikis– las organizaciones han fijado más su atención en estos recursos. La meta es aprovecharlos, por su facilidad de acceso y uso, como parte de los recursos de apoyo para consolidarse dentro de la globalización.
En paralelo, Cisco apunta que la creciente ubicuidad de acceso a la red y los dispositivos conectados (por ejemplo, a través de redes móviles), incluso en los mercados en desarrollo, ha creado oportunidades sin precedentes para mejorar la colaboración."Ahora es fácil imaginar que una mejor colaboración puede mejorar el rendimiento y la eficiencia dentro de grupos funcionales de una empresa, así como a través de fronteras funcionales”, revela. “Nuevos modos de colaboración pueden ser estructurados de tal manera que se integren en casi cualquier proceso de negocio o escenario. Una vez que estos nuevos métodos están en su lugar, los miembros del equipo y mejorar rápidamente abrazar ellos, la liberación de nuevas ventajas en la práctica, expone Cisco en su estudio “La Siguiente Revolución en Productividad e Innovación”
Más allá de la globalización
La alternancia de trabajar juntos y/o a distancia de una oficina remota o sucursal, es un claro ejemplo de cómo la colaboración se ha transformado, pero también es preciso subrayar que también está evolucionando por los cambios que se ciernen en las tecnologías de información y comunicaciones.
Este estado de la industria de las TIC “sin fronteras” se alcanzará para el año 2015, sostiene Lyengar, quien cita algunos elementos para justificar su proyección: la innovación de las TIC viene de todo el mundo y nuevos mega-proveedores TIC están desafiando a aquellos proveedores dominantes en varios sectores de las TIC.
Al respecto conviene apuntar que es impresionante la multitud de compañías –pequeñas, medianas o grandes– que aparecen en todo el mundo ofreciendo soluciones específicas para determinadas tareas, principalmente aquellas que fomentan el trabajo basado en la colaboración
Por si fuera poco, una implementación exitosa de colaboración a menudo se opone a las disciplinas habituales de los departamentos de TI, los cuales se siguen centrando en repetir procesos específicos. Aunque las personas a menudo no encajan en este modelo, tienden a trabajar conjuntamente de manera imprevisible, considera Carol Rozwell, Vicepresidente Analista de Gartner.
Explica que contra todo, la colaboración está caminando hacia un modelo en que todas las tareas son inherentemente de apoyo.
Al respecto conviene apuntar que es impresionante la multitud de compañías –pequeñas, medianas o grandes– que aparecen en todo el mundo ofreciendo soluciones específicas para determinadas tareas, principalmente aquellas que fomentan el trabajo basado en la colaboración
Por si fuera poco, una implementación exitosa de colaboración a menudo se opone a las disciplinas habituales de los departamentos de TI, los cuales se siguen centrando en repetir procesos específicos. Aunque las personas a menudo no encajan en este modelo, tienden a trabajar conjuntamente de manera imprevisible, considera Carol Rozwell, Vicepresidente Analista de Gartner.
Explica que contra todo, la colaboración está caminando hacia un modelo en que todas las tareas son inherentemente de apoyo.
Importante la contribución de Web 2.0
De acuerdo a Rozwell, este estilo de trabajo significa una forma de estar comunicándose, en vez de requerir para ello, y por separado, de un producto de conferencia Web. En ocasiones, estas facilidades de colaboración inesperada necesitará que las organizaciones examinen la manera en que sus empleados trabajan juntos, usando las herramientas necesarias”, expresa la analista de Gartner.
Manifiesta que diversas herramientas de software social permiten a los empleados en la red ser más eficaces, aunque todavía éstas a menudo son dispares ofrecimientos de tecnología desconectada. En contraste, otros expertos subrayan que la mayoría de estas herramientas proviene principalmente aquellas que están apiladas dentro del concepto que hoy se conoce como Web 2.0.
Y una de las razones de esta realidad Cisco lo justifica al hecho de son los pioneros de la colaboración quienes están utilizando herramientas Web 2.0 y aplicaciones como la creación de redes sociales, blogs, video compartido, sistemas de comunicaciones unificadas, telepresencia y videoconferencia, video-broadcasting empresarial y sistemas de video on-demand con el fin de superar las barreras del tiempo y la distancia.
Además de transformar la productividad global y contribuir al equilibrio entre trabajo y vida, el caso de la telepresencia y videoconferencia resulta destacado porque para muchos es una excelente solución que contribuye en disminuir gastos de viajes, además de eliminar obstáculos del trabajo en equipo y de colaboración, apunta Robert Mason, Analista Principal de Investigación de Gartner.
Bienvenidos los blogs, wikis y redes sociales
Por lo pronto el interés expresado en las herramientas de colaboración se ha mostrado en algunos estudios, como el aplicado recientemente por la consultora McKinsey Global en empresas de Europa y países de América del Norte, en las cuales es común el uso de aplicaciones Web 2.0 que, merece recordar, fue acuñado así en 2004 por Tim O’Reilly, vicepresidente y analista del consorcio editorial O’Reilly Media.
Para O’Reilly, Web 2.0 se refiere a la segunda generación del desarrollo de tecnología Web, basada en las comunidades de usuarios y una gama de servicios, como las redes sociales, los blogs, wikis y folcsonomías que fomentan la colaboración y el intercambio ágil de información entre usuarios de una comunidad o red social.
En síntesis, Web 2.0 se trata de una serie de aplicaciones y páginas de Internet que utilizan la inteligencia colectiva para proporcionar utilidades y servicios interactivos en red que permiten al usuario control de sus datos, añadiendo, cambiando, borrando información o asociando datos a la información existente.
Este cambio presenta oportunidades de gran alcance para todas las empresas y por cada persona que se conecta, “la creciente accesibilidad a las tecnologías de la información coloca los instrumentos necesarios para colaborar, crear valor y competir en todo alcance”, manifiestan Don Tapscott y Anthony D. William, autores del libro “Wikinomics, Cómo la Colaboración Masiva Cambia Todo”.
Para ambos autores, este cambio presenta oportunidades de gran alcance para todas las empresas y por cada persona que se conecta: “La creciente accesibilidad a las tecnologías de la información pone los instrumentos necesarios para colaborar, crear valor y competir en todo alcance”.
Varias de estas herramientas disponibles pueden implantarse inicialmente de manera formal, mediante programas piloto en donde prueban su viabilidad o no, recomienda McKinsey. “Como varias de estas tecnologías llegaron como servicios al consumidor, participantes de discusiones en línea las utilizan a través de sus negocios como herramientas, de tal suerte que ya pueden ver algún impacto en el negocio”, añade la consultora.
Bajo este ámbito, sin embargo, otros expertos recomiendan no caer en el error de creer, por ejemplo, que los grandes sistemas, orientados para transacciones y que en este momento son intrínsecamente utilizados como proceso de la colaboración. “En realidad permiten a varias personas tener acceso a los mismos datos o el contenido”, señala Carol Rozwell.
A romper barreras, principal mensaje
Sin embargo, el directivo de everis, consultora multinacional, propone a los interesados en adoptar estas soluciones saber diferenciar claramente el tipo de herramientas a utilizar para el desenvolvimiento laboral y aquellas que sean exclusivamente del ámbito personal. “Ésta es la problemática que ha surgido en muchas empresas, ya que lo que hacen normalmente es decir que han implantado una solución Web 2.0 cuando realmente han dado de alta un canal en Facebook”, afirma Terrero
Carol Rozwell, de Gartner, indica que dentro de la Web se han podido encontrar capacidades más ricas, disponibles para permitir a las personas trabajar de manera conjunta, destacando a los wikis, el software social y los espacios de trabajo de equipo, como los más atractivos para esta finalidad, “bien sea por su flexibilidad de acceso y ofrecimiento gratuito en muchos de ellos”.
“Los usuarios, en cierta manera, son los que se hacen más dependientes de este tipo de instalaciones”, comenta la especialista de Gartner. “Ellos deberían hacerlos disponibles, integrados y fuertes como sea posible con sistemas establecidos, pero no confiando totalmente en los sistemas transaccionales estructurados para acomodar la colaboración”, añade.
McKinsey Global, a su vez, puntualiza que varias de estas tecnologías inician de modo básico dentro de una empresa, debido a que varios de estos instrumentos son fáciles de aplicar dentro de pequeños grupos de personas interesados en iniciarlos de manera formal con programas piloto, al mismo tiempo de probar su viabilidad o no.
Los wikis añaden mayor valor las organizaciones
Retomando las declaraciones de ejecutivos de empresas europeas, entrevistados en su estudio, Mckinsey cita que les ha resultado interesante la manera en que los Wikis les están agregando el mayor valor, y que los blogs y podcasts están más centrados afuera de la organización, apoyando los esfuerzos de su área de mercadotecnia y ventas.
“Varios ejecutivos dicen que están usando wikis (software que permite a un grupo de personas contribuir a un documento o a una colección en línea) como una manera de fomentar la colaboración dentro de sus empresas, especialmente para el desarrollo del conocimiento”.
Lluvia de herramientas y soluciones para la colaboración
Entre algunas de las aplicaciones de este tipo que Revista RED investigó, se constató la disponibilidad de buena parte de las mismas, en su mayoría de forma gratuita, a prueba o con el pago de tarifas mensuales o anuales accesibles y ajustados a los presupuestos de los usuarios.
Entre una amplia gama enlistamos algunas que consideramos importantes, de reciente lanzamiento y con su respectivo URL y que a continuación reseñamos:
Adobe Acrobat.comhttp://www.acrobat.com
Suite de servicios hospedados para inscripción gratuita, que reúne herramientas de comunicación, productividad y colaboración en un solo explorador Web. Entre los servicios Web que Adobe Acrobat.com provee se incluye el intercambio y almacenamiento de archivos, conversor PDF, desarrollador de APIs para colaboración en tiempo real, procesador de palabras online (Adobe Buzzword) y conferencias Web (Adobe ConectNow). Acrobat.com también trabaja con el software Adobe Reader 9, lo que permite a usuarios de esta solución tener acceso al sitio para compartir archivos, convertir hasta cinco documentos a PDF online y participar en formularios electrónicos y revisiones compartidas iniciadas por usuarios de Acrobat 9. La finalidad de estos servicios es fomentar uno estilo de trabajo online para que la gente labore de manera conjunta.
Suite de servicios hospedados para inscripción gratuita, que reúne herramientas de comunicación, productividad y colaboración en un solo explorador Web. Entre los servicios Web que Adobe Acrobat.com provee se incluye el intercambio y almacenamiento de archivos, conversor PDF, desarrollador de APIs para colaboración en tiempo real, procesador de palabras online (Adobe Buzzword) y conferencias Web (Adobe ConectNow). Acrobat.com también trabaja con el software Adobe Reader 9, lo que permite a usuarios de esta solución tener acceso al sitio para compartir archivos, convertir hasta cinco documentos a PDF online y participar en formularios electrónicos y revisiones compartidas iniciadas por usuarios de Acrobat 9. La finalidad de estos servicios es fomentar uno estilo de trabajo online para que la gente labore de manera conjunta.
IBMhttp://www.lotuslive.com/trial
IBM está ofreciendo gratuitamente y en versión de prueba durante 30 días la solución LotusLive Meetings, que consiste en una suite de herramientas y servicios de colaboración para empresas de todos tamaños. La suite permite realizar juntas virtuales, compartir información, hacer presentaciones, demostrar software y trabajar en colaboración con una o hasta mil personas. Cualquier persona o compañía puede utilizar LotusLive Meetings, sólo tiene que disponer de un navegador de Internet para iniciar trabajando con clientes fuera de su ciudad o una gran empresa que realiza sesiones de entrenamiento para cientos de personas alrededor del mundo.
IBM está ofreciendo gratuitamente y en versión de prueba durante 30 días la solución LotusLive Meetings, que consiste en una suite de herramientas y servicios de colaboración para empresas de todos tamaños. La suite permite realizar juntas virtuales, compartir información, hacer presentaciones, demostrar software y trabajar en colaboración con una o hasta mil personas. Cualquier persona o compañía puede utilizar LotusLive Meetings, sólo tiene que disponer de un navegador de Internet para iniciar trabajando con clientes fuera de su ciudad o una gran empresa que realiza sesiones de entrenamiento para cientos de personas alrededor del mundo.
AtWikihttp://www.atwiki.com/
Servicio de alojamiento gratuito para wikis que permite configurar el suyo propio y comenzar a colaborar online. Para crear un wiki, basta con ingresar la dirección URL que desea para su wiki y comenzar a invitar a gente; puede crear nuevas páginas y dejar que otros las editen, subir archivos, mandar mensajes de email masivos a todos los miembros del grupo y recibir cada actualización a medida que está disponible vía alimentador RSS. El servicio es completamente gratuito.
Servicio de alojamiento gratuito para wikis que permite configurar el suyo propio y comenzar a colaborar online. Para crear un wiki, basta con ingresar la dirección URL que desea para su wiki y comenzar a invitar a gente; puede crear nuevas páginas y dejar que otros las editen, subir archivos, mandar mensajes de email masivos a todos los miembros del grupo y recibir cada actualización a medida que está disponible vía alimentador RSS. El servicio es completamente gratuito.
WhoDoes 2.0http://whodo.es/
Servicio para gestión de proyectos que cualquiera puede usar para monitorear sus proyectos en curso. El usuario puede crear áreas de trabajo y manejar todas las actividades asignadas a cada miembro de equipo. Archivos de cualquier tipo pueden ser almacenados y visualizados por todos los miembros en el espacio compartido. La cuenta sin cargo le da hasta 5 MB de almacenamiento más un proyecto. Hay otros planes disponibles con hasta 1 GB de espacio y 100 proyectos.
Servicio para gestión de proyectos que cualquiera puede usar para monitorear sus proyectos en curso. El usuario puede crear áreas de trabajo y manejar todas las actividades asignadas a cada miembro de equipo. Archivos de cualquier tipo pueden ser almacenados y visualizados por todos los miembros en el espacio compartido. La cuenta sin cargo le da hasta 5 MB de almacenamiento más un proyecto. Hay otros planes disponibles con hasta 1 GB de espacio y 100 proyectos.
ClearWikihttp://www.clearwiki.com/
Aplicación web para crear páginas wiki en forma gratuita. Permite crear un nuevo wiki con hasta 10 páginas, 256 MB de espacio y la posibilidad de hasta 10 usuarios, en las que puede escribir lo que quiera con otras personas y compartir los archivos de manera gratuita.
Aplicación web para crear páginas wiki en forma gratuita. Permite crear un nuevo wiki con hasta 10 páginas, 256 MB de espacio y la posibilidad de hasta 10 usuarios, en las que puede escribir lo que quiera con otras personas y compartir los archivos de manera gratuita.
Task2Gatherhttp://task2gather.com/
Consiste de un project management online que permite administrar todas sus tareas desde un sólo lugar con sólo usar una conexión a Internet. Puede crear tantos proyectos como quiera e invitar a un ilimitado número de gente al grupo y asignarles tareas.Task2Gather está completamente basado en la web y de uso libre.
Otras alternativas
Hasta aquí algunas de estas alternativas que ya se ofrecen a través de la Web, que si bien tienen una importancia crucial, en especial para pequeñas y medianas organizaciones que podrían ver una cierta alternativa de uso para sus objetivos en el negocio. La lista es larga, pero también merece resaltar otras opciones que si bien son de mayor sofisticación tecnológica, no escapan al concepto de incentivar el trabajo basado en la colaboración.
Por ejemplo, IBM está impulsando una estrategia para ofrecer soluciones que impulsan la productividad en las empresas a través de las comunicaciones unificadas y la colaboración. Recientemente esta firma anunció un nuevo dispositivo llamado “oficina en una caja”, la cual incluye funciones de auto-administración para pequeñas y medianas empresas.
El nuevo dispositivo combina todas las herramientas de comunicaciones unificadas y de colaboración necesarias para administrar una empresa con la capacidad de conectarse con telefonía, en una única solución. Para las empresas más pequeñas con limitada especialización en TI, la solución, la cual lleva por nombre Lotus Foundations Reach, reduce la complejidad y permite a los empleados acceder en forma instantánea a las personas y a la información, con el consiguiente aumento de la eficiencia, la productividad y la reducción de los costos operativos.
La promesa de IBM es que en alrededor de una hora, una empresa puede instalar y configurar su ambiente de comunicaciones unificadas completo en un sistema suficientemente pequeño como para caber bajo un escritorio.
Tandberg, por su parte, anunció recientemente un nuevo sistema de videoconferencia (Tandberg Profile 1080p) de alta definición con calidad de telepresencia, con interfase inteligente, fácil de usar y flexible para cualquier ambiente de equipo de trabajo.
La compañía VoxOx (http://www.voxox.com/) , a su vez, ofrece servicios VoIP gratuitos a sus miembros cuando llaman de una computadora a otra, aunque si llama desde la PC a un teléfono fijo o móvil, entonces tendrá que pagar una determinada tarifa como Skype. Permite enviar mensajes instantáneos y compartir archivos. VoxOx se puede integrar a Facebook y MySpace en su plataforma de comunicación para que pueda enviar mensajes instantáneos a amigos en esas redes sociales sin entrar directamente a éstas.
En el ámbito de la comunicación en línea, Vyke (http://www.vyke.com/) es otra empresa que provee servicios de VoIP de móvil a móvil, móvil a PC y PC a móvil VoIP, así como mensajería de texto. Se puede descargar Vyke gratuitamente y sólo paga si lo utiliza para llamar a teléfonos en línea fija desde su dispositivo móvil o PC.
A su vez, Goober (http://www.goober.com/) es otro Mensajero instantáneo y sistema VoIP para Windows que se puede usar para mantenerse en contacto con todos sus amigos. Tiene chat de texto, chat grupal, conversaciones VoIP gratis, video conferencia, compartir archivos encriptados, multi-mensajero (MSN, ICQ, así como Yahoo, Jabber y GTalk que se añadirá pronto) y más. Es libre para descargar y utilizar.
Sugerencias finales
Se espera, finalmente, que este escenario dinámico de las soluciones y tecnologías colaborativas o que incentivan el trabajo conjunto basado en la colaboración emerjan como los analistas y expertos proyectan de aquí al 2015.Y aunque se carezcan de estudios más contundentes y cifras claras, porque el mercado de las soluciones de conferencias y enfocadas a la colaboración se encuentra todavía en etapa de desarrollo en América Latina, como señala la consultora Frost & Sullivan, ya hay un número importante de proveedores de estos servicios en la región.
Pero también –según afirma Cisco– existe un creciente índice de industrias que ya se han beneficiado de la tecnología de mejora de la colaboración. Al menos hemos dado cuenta de alguna de ellas líneas arriba, principalmente de los casos de Soriana, Regus, Nissan y Colgate-Palmolive, quienes manifestaron haber reducido costos que anteriormente les representaban problemas en sus presupuestos de traslado y viajes de personal.
La misma Cisco señala que ha ahorrado un estimado de 118 millones de dólares en gastos de viaje desde octubre de 2006, a pesar de que aumentó su plantilla, porque sus empleados interactúan virtualmente con mayor frecuencia, utilizando telepresencia de alta definición (HD), teleconferencias, y Web-Conferencias.
Si quiere implementar con éxito una estrategia de colaboración basada en las soluciones y herramientas hasta aquí descritas, lo importante que defina el modelo, más que la implantación, pues el modelo que se defina debe buscar objetivos claros y alinear a toda la empresa en su uso, recomienda Juan José Terrero, de everis. “Lo interesante del contexto actual, como el mexicano, es la madurez de las soluciones, así como el conocimiento de los usuarios, lo cual permite una gestión del cambio mucho más sencilla con una curva de aprendizaje en el uso mucho menor”.
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